Wenn der beste Job zur schlechtesten Zeit kommt - Prozessbegleiter, Coach und Event-Moderator in Personalunion
- Felix Schlebusch
- 7. Nov.
- 7 Min. Lesezeit
Inhaltsverzeichnis
DAS FUNDAMENT
Seit über einem Jahr war klar: Meine Frau würde Anfang Oktober wieder in den Job einsteigen. Nach sechs Jahren Elternzeit. Meine Zusage stand: "Ich mache es dir so angenehm wie möglich." Mental Load reduzieren, stabiles Setting aufbauen. Ein Jahr Vorbereitung für einen sanften Einstieg.
Seit über 20 Jahren selbständig, habe ich das Privileg, Räume schaffen zu können, wo andere Urlaub nehmen müssen. Das war der Plan: Ein Easy-Entry für sie.
Dann kam der Sommerurlaub.
DIE ANFRAGE
Wir waren irgendwo unter Pinien an der französischen Atlantikküste, als die E-Mail eintraf: Innovationsprogramm für ein deutsches Automobilunternehmen. Vier Tage Offsite. Fünf Teams aus sieben globalen Standorten.
Meine Aufgabe: Das gesamte Spektrum.
Prozessbegleitung über vier Tage
Team-Coaching von fünf internationalen Teams
Workshop-Design und -Moderation
Pitch-Coaching für Vorstandspräsentation
Event-Moderation des finalen Matching Events
Key-Note-Speech für die Show vor Top-Management
Ein Job, auf den man nicht jeden Tag trifft.
Das Problem: Anfang Oktober. Genau die erste richtige Arbeitswoche meiner Frau.
"Das geht nicht", sagte ich. "Ich sage ab."
Sie schaute mich an. Keine Sekunde Zögern. "MACHEN!"
Ich bot mehrmals an abzusagen. Sie blieb dabei. Wohlwissend um den Stress. Wohlwissend, dass der versprochene Easy-Entry damit zum Nadelöhr würde.
Nebenbei: SEO-Optimierung zahlt sich aus
Diese Anfrage kam nicht zufällig. Seit der Neugestaltung meiner Website trudeln unverhoffte Anfragen ein - via SEO, via KI-Recherche von Agenturen. Glücklicherweise decken sie exakt mein Themenspektrum ab:
Prozessbegleitung, Facilitation, Coaching und Event-Moderation.
SEO-Experten werden bestätigen: Diese Dinge brauchen Zeit. Aber wenn die Positionierung stimmt, zahlt sie sich aus.
Die Entscheidung
Also aktivierten wir unser Unterstützersystem. Meine Schwester würde bei uns einziehen und die Kita-Fahrten erledigen. Die Schwiegereltern als Backup. Auf dem Reißbrett perfekt. In der Realität: Die Kinder waren noch nicht über Tage fremdbetreut. Was passiert, wenn jemand krank wird?
Aber die Haltung meiner Frau blieb klar: "MACHEN!"
PROFESSIONELLE PARTNER
Der Kontakt mit der beauftragenden Agentur war von Anfang an professionell. Als ich erwähnte, dass ich ein paar Tage für die Zusage bräuchte (Unterstützersystem mobilisieren), kam Verständnis statt Druck.
Das ist ein guter Indikator für Projektqualität: Wie eine Agentur mit Verzögerungen umgeht.
Bei den großen Jobs war der Umgang immer von Respekt geprägt. Ich denke an Automobilmessen mit renommierten Agenturen, an Krankenkassen-Events mit professionellen Produktionsfirmen.
Klare Prozesse, klare Rollen, klare Erwartungen.
Warum Kreativ-Agenturen essentiell sind
Und dann denke ich an das Gegenteil: Ein amerikanischer Konzern versuchte während Corona ein Format ohne Kreativagentur. Es scheiterte. Ich stand am Ende wie ein Depp da. Mehrsprachig stellte ich Produkte vor - Texte direkt vom Produktexperten, ohne Nutzerzentrierung, ohne Dramaturgie, ohne Showgehalt - fertiggestellt am Tag vor Veranstaltungsbeginn.
Was fehlte? Eine Kreativagentur, die fragt: "Was ist die Story? Was bleibt hängen?"
Bei diesem Großkonzern-Projekt war das anders. Vision, Drehbuch, Choreographie - und Raum für Improvisation. Wir waren just in time, aber rechtzeitig.
VORBEREITUNG
Die Wochen davor: Regelmäßige Abstimmungen. Und dann das Parkinson-Gesetz: Arbeit dehnt sich aus, wie Zeit zur Verfügung steht. Drei Wochen vorher: "Können wir nächste Woche nochmal sprechen?" Eine Woche vorher: "Brauchen wir morgen."
Das ist normal. Wer das nicht kennt, wird nervös.
Am Abend vor dem Start war mein Setup fertig. Inhalte vorbereitet, Abläufe durchgespielt. Nicht perfekt, aber gut genug. Mit Raum für Anpassungen.
DIE ANREISE
Zum Start der ersten richtigen Arbeitswoche meiner Frau, ging es also für mich erst kurz zur Kita-Elternbeiratssitzung und dann auf die Bahn. Großer Koffer mit Schuhen und Klamotten, Moderationskoffer, Anzugtaschen, Outfits für jeden Tag - ausgewählt passend zum Rhythmus. Für die Anreise leger aber nicht schlunzig - ja ich trage privat gerne Jogger - Business Casual für Tag 1, Business Leger für Tag 2, Anzug mit rost-orangenem Rolli und Einstecktuch fürs Finale (siehe unten). Kleidung kommuniziert. Bei Events mit Menschen aus allen Hierarchieebenen ist die Balance entscheidend.
Unterwegs mehrmals angehalten. Inhalte durchgegangen. Vor meinem inneren Auge durchgespielt. Standardprogramm eines Facilitators ohne ausgiebige Proben.
Späte Ankunft in herausragender Event-Location.
Teilnehmer beim Kartenspielen. Sie wussten nichts von mir - das Programm war bereits gestartet. Ich ließ mich von Teilnehmenden aufschlauen. Was war heute? Welche Stimmung?
Dieser informelle Einstieg war Gold wert. Auf dem Küchenblock Reste vom frisch Gegrillten. Gutes Essen bei Veranstaltungen ist kein Detail: Wenn das Essen stimmt, stimmt meist auch die Stimmung.
TAG 1: IMPROVISATION
Am nächsten Morgen kam alles anders.
Das vorbereitete Opening-Panel musste ausfallen. In der Organisation war ein Problem aufgetaucht. Die involvierte Vorstandsperson befand sich in der Zwickmühle: Für das Programm da sein oder schnell improvisieren, um nicht Millionen zu riskieren.
Sie entschied richtig. Fürs Unternehmen.
Für mich: Moduswechsel. Nicht wie geplant vorgestellt werden, sondern: Innerhalb einer Stunde alle fünf Teams kennenlernen. Vom Produktionsmitarbeiter bis zum Manager. Von Deutschland bis Asien. Sehr unterschiedliche Entwicklungsstände.
Ein Sprint. Fünf Gespräche. Struktur gewinnen: Mit wem arbeite ich wie?
Panel-Moderation unter Hochdruck
Dann das erste Panel - komplett anders. Die Führungskraft weiterhin nicht verfügbar. Also startete ich alleine mit dem internen Experten. Komplette Improvisation - der Talk war auf zwei Teilnehmende ausgelegt.
Ich gab den Teams Gelegenheit, ihre Ideen vorzustellen. Erste Projektöffentlichkeit. Ein neuer Rhythmus entstand.
Dann kam die Vorstandsperson doch noch. Das Zeitmanagement drohte zu kippen. Informeller Blickkontakt zur agenturseitigen Projektleitung. Non-verbale Rückkopplung. Wir zogen es durch.
Nach 1,5 Stunden: Teilnehmer emotional angereichert zur Incentive-Aktivität entlassen.
Ich war auf Temperatur. Unfreiwillig hatte ich mich vom Skript entfernt. Dank Vorbereitung konnte ich in den Freestyle-Modus wechseln.
Der Unterschied: Anfänger klammern sich ans Skript. Profis wissen, wann sie es loslassen müssen.
INTENSIVES COACHING
Die nächsten 1,5 Tage: Guter Vibe, produktive Arbeitsatmosphäre aber auch direktes, konstruktives Feedback. Schonungslose Fragen. Alle wussten: Am Ende wartet die Präsentation vor Vorstand und Top-Management. High Stakes.
Pitch-Coaching für Vorstandspräsentation
Meine Aufgabe war nicht, nett zu sein. Meine Aufgabe: Teams so vorbereiten, dass sie überzeugen. Schwächen benennen. Lücken aufzeigen. Gleichzeitig Stärken herausarbeiten. Selbstvertrauen aufbauen. Teams befähigen, ihre Geschichte zu erzählen.
Workshop-Design in Aktion
Zwischendurch:
Inspirierende Panel-Talks
Out-of-the-Box-Aktivitäten
Impulsvorträge zu Storytelling und Pitch-Struktur
Kreativ-Workshops
Bei der Generalprobe: Alle ready.
DIE NACHT VOR DER SHOW
Dann zum Hauptstandort. Problem: Ich hatte mich noch nicht intensiv mit der finalen Show-Moderation beschäftigen können.
Was fehlte: Der emotionale Einstieg.
Nach kurzem Abendessen gegen 21:30 auf meinem Hotel-Zimmer. Moderationskarten-Blankos waren geliefert. Inhalte mussten zu Papier.
Die emotionale Story finden
Die Idee entstand nach einem Panel mit Programm-Alumni. Eine ehemalige Teilnehmerin - vormals in operativer Funktion - hatte sich zur Führungskraft entwickelt. Fliegt jetzt global. War derart ergriffen, dass ihre Stimme brach:
"Ich kann gar nicht in Worte fassen, wie sehr das Programm mein Leben verändert hat."
Das war es. Ich würde mit ihrer Geschichte starten. Die Relevanz verdeutlichen. Das Management mobilisieren.
Als Moderator bin ich normalerweise froh, wenn ich schnell das Wort übergeben kann. Ich bin nicht der Star. Ich bin der Möglichmacher. Aber hier brauchte es mehr. Kontext. Emotion. Eine Geschichte, die den Rahmen setzt.
Die Zeit rannte. Mit KI-Unterstützung formte ich die Geschichte. Pointiert. Emotional, aber nicht kitschig. Aus geplanter Minute wurden zehn Minuten Redezeit.
Nächtliche Vorbereitung
Um 1 Uhr nachts: Alle Karten beklebt. Dann nochmal Namen, Positionen, Gesichter der Jury durchgegangen. Ich tue mich schwer mit Namen - ein Dreher kann alles ruinieren. Gesichter eingeprägt. Namen laut ausgesprochen. Mentale Anker gesetzt.
Gegen 2 Uhr: Schlafen.
SHOWTIME
Nächster Morgen: Zum Firmengelände. Schick renovierte Räumlichkeiten. Setting hergestellt. Teilnehmende trudelten ein. Ohne Absprache: Outfit passte perfekt.
Am Mischpult ein vertrauter Operator von früheren Projekten. Gut, Vertrautes zu sehen.
Letzte Probe. Kurz vor Start: Teams motiviert. "Ihr seid vorbereitet. Vertraut euch. Habt Spaß."
Dann voller Fokus auf die Dramaturgie. Karten zurechtgelegt. Kurzes Shake-Hands mit Jury. Nervosität nehmen. Gelassenheit ausstrahlen.
Ehrlichkeit über Nervosität
Ehrlich: Auch nach all den Jahren bin ich vorher aufgeregt. Nicht panisch. Aber aufgeregt. Kolleg*innen, die behaupten, sie hätten das nicht mehr - traue ich nicht. Diese Anspannung bringt vollen Fokus.
GO.
Die perfekte Dramaturgie
Ich starte mit der Geschichte der Teilnehmerin. Die Gesichter im Raum werden weicher. Sie verstehen: Hier geht es um echte Veränderung.
Übergabe an die Führungskraft fürs Opening. Sie nimmt meinen Aufbau dankbar auf - ohne vorherige Absprache. Spricht über Bedeutung des Programms. Über Verantwortung.
Kurzes Video von den vergangenen Tagen. Emotionale Momente eingefangen (hier Video von ähnlichem Job)
Dann: Die Pitches.
Wenn Coaching sich auszahlt
Alle fünf Teams liefern ab. Bestes Timing. Überzeugende Performance. Die Jury liefert sich ein Battle um die Gunst der Teams. Stellen Fragen. Bieten Unterstützung. Signalisieren: Wir nehmen euch ernst.
Am Ende: Jedes Team mit Wunsch-Coach.
Abschlussrede: Würdigung der Performance. Echte Business-Cases, die entstanden sind. Zukunft, die gemeinsam gestaltet wird.
Standing Ovations.
Im Anschluss: Kurzer Lunch. Coaches und Teams lernen sich kennen. Die Führungskraft zu mir: "Danke für diese Moderation. Der Einstieg war perfekt."
Projektverantwortliche: "Wir würden uns freuen, wenn Sie auch das Finale begleiten."
Gerne. Aber jetzt muss ich los. Schnelles Foto (ähnlich, wie dieses).
Dann zurück auf die Bahn. Zur Kita. Kinder abholen.
Back to reality
Meine Frau hat ihre erste Arbeitswoche gemeistert. Unser System hat funktioniert. Nicht perfekt, aber gut genug.
Inzwischen ist sie mit 60% eingestiegen. An ihren drei Arbeitstagen übernehme ich Kinderdienst und areite zwischen 9 und 15:00 Uhr. Ansonsten zwei Tage voll. Die Ausnahme bestätigt die Regel.
Bei außerordentlichen Events sorge ich für angemessene Unterstützung. System informieren. Puffer einbauen. Notfalls Nein sagen.
Aber wenn es passt - wenn meine Frau "MACHEN!" sagt - dann sage ich Ja.
Nicht weil es einfach ist. Sondern weil gute Arbeit ein tragfähiges System braucht.
Wir haben eines. Nicht perfekt. Aber gut genug.
WAS ICH GELERNT HABE
1. Improvisation braucht Vorbereitung
Als am ersten Tag alles anders kam, konnte ich nur deshalb gut reagieren, weil ich vorbereitet war. Freestyle funktioniert nur auf solidem Fundament.
2. Gute Partner machen den Unterschied
Die Agentur war professionell. Das Unternehmen hatte klare Strukturen. Das ermöglichte mir, meine Arbeit zu machen - ob Coaching, Workshop-Design oder Event-Moderation.
3. Emotionen schlagen Perfektion
Die Geschichte der Teilnehmerin war wichtiger als jede perfekte Anmoderation. Menschen erinnern sich an Gefühle, nicht an Fakten.
4. Ein tragfähiges System ist Gold wert
Dieser Job war nur möglich, weil meine Frau "MACHEN!" gesagt hat. Weil unser Unterstützersystem funktioniert. Gute Arbeit braucht ein System, das trägt.
5. Komplexität ist kein Bug, sondern ein Feature
Fünf Teams, sieben Standorte, zwei Sprachen, unerwartete Ausfälle - genau diese Komplexität macht die Arbeit interessant. Wenn es einfach wäre, bräuchte man keinen erfahrenen Facilitator. Ich liebe es.
SIE BRAUCHEN UNTERSTÜTZUNG?
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