Jahresauftakt planen: Die Idee steht, jetzt muss sie stimmig werden

In kleinen Unternehmen plant die Geschäftsführung den Jahresauftakt meist selbst. Sie lädt ein, sie spricht, oft moderiert sie auch noch, und am Ende entscheidet sie. Die Idee für den Tag steht dabei meist schon. Woran es hängt, ist, ob Ziel, Ablauf und Rollen zusammenpassen.

Ich begleite solche Tage von der Teamentwicklung in einer kleinen Kanzlei bis zum Kick-off einer Krankenkasse für 3.500 Mitarbeitende. Die Fragen sind überall dieselben. Im Konzern klärt sie ein Projektteam, im kleinen Betrieb die Geschäftsführung allein. An fünf Stellen lohnt es sich, dabei nicht allein zu bleiben.

Das Ziel eines Jahresauftakts ist ein Satz über den Tag danach

Bevor über Ablauf, Redner oder Raum gesprochen wird, braucht der Jahresauftakt einen Satz: Was soll am Tag danach anders sein als am Tag davor?

Die Antwort heißt selten „Alle wissen Bescheid“. Eher heißt sie: Das Team weiß, wohin das Jahr geht, und hat seine Bedenken gesagt. Aus so einem Satz ergibt sich fast alles andere: ob jemand vorträgt, wie lange, und wo die Teilnehmenden selbst arbeiten. Dafür reicht ein Steckbrief auf einer Seite, mit Ziel, Ablauf und Rollen.

Hier unterstütze ich: in einem Gespräch, bevor die Einladung rausgeht. Ich stelle die Fragen, die im Konzern ein Projektteam stellen würde, bis der Satz steht und der Steckbrief auf eine Seite passt.

Vor der Einladung muss klar sein, was feststeht und was offen ist

Der Spielraum entscheidet, wie viel Beteiligung ehrlich ist. Eine häufige Panne: Diskutiert wird über etwas, das längst entschieden ist. Das merken die Leute schnell, und beim nächsten Mal sagen sie weniger.

Steht fast alles fest, ist das trotzdem kein Grund für einen reinen Vortrag. Dann arbeiten die Teilnehmenden an dem, was daraus folgt: Was heißt das für unsere Abteilung, und was brauchen wir dafür?

Hier unterstütze ich: Von außen sehe ich schneller, wo eine Frage gestellt wird, deren Antwort schon feststeht. Wir sortieren gemeinsam, worüber die Belegschaft an diesem Tag wirklich mitredet.

Mitarbeit entsteht in kleinen Runden, nicht am Saalmikrofon

Wer will, dass viele mitreden, lässt sie in kleinen Runden arbeiten. Schon in einer Besprechung mit sechs Leuten bestreiten zwei mehr als 60 Prozent des Gesprächs, berichtet die Forscherin Leigh Thompson. Im Saal mit Mikrofon wird es nicht besser.

An Tischen redet dagegen fast jeder: eine Frage, eine Viertelstunde, ein Ergebnis auf einer Karte. Danach wird eingesammelt und an die Geschäftsführung zurückgegeben. Das geht mit zwanzig Menschen wie mit zweihundert.

Hier unterstütze ich: beim Ablauf und bei den Formaten. Welche Frage kommt an die Tische, wie lange wird gearbeitet, wie wird eingesammelt, und was passiert, wenn ein Programmpunkt überzieht.

Geschäftsführung und Moderation brauchen getrennte Rollen

Wer über das Ergebnis entscheidet, sollte die Diskussion nicht zugleich leiten. Wer die Richtung vorgibt, ist nicht unparteiisch, und die Teilnehmenden merken das. Im kleinen Unternehmen kann eine Kollegin moderieren, die beim Thema nicht selbst Partei ist.

Für den eigenen Auftritt braucht die Geschäftsführung dann weniger Folien und mehr Antworten. Gute Antworten auf schwierige Fragen lassen sich vorbereiten, schlechte entstehen spontan.

Auch die Einladung ist eine Rollenfrage. Lädt die Geschäftsführung ein, ist das rechtlich eine Mitarbeiterversammlung. Eine Betriebsversammlung beruft der Betriebsrat ein, so steht es im Betriebsratslexikon.

Hier unterstütze ich: auf zwei Wegen. Ich moderiere den Tag selbst, oder ich bereite die Person aus Ihrem Haus vor, die moderiert. Und ich gehe mit Ihnen Ihren eigenen Auftritt durch, im Präsentationscoaching: Botschaft, Aufbau und die Fragen, die mit Sicherheit kommen.

Der Jahresauftakt ist erst der Anfang

Ob das Ziel des Jahresauftakts ankommt, entscheidet sich in den Wochen danach. Ein einzelner Termin reicht dafür selten. Das Ziel muss wiederholt werden, in den Teams und an ihrer eigenen Arbeit.

Manchmal wird daraus mehr. Aus einem Kick-off auf Zeche Zollverein ist eine Zusammenarbeit über Jahre geworden, mit Coaching für den Vertriebsleiter und jährlichen Klausuren. Wie es anfing, steht im Bericht zur Kick-off-Moderation auf Zeche Zollverein.

Hier unterstütze ich: mit einer Klausur für den Führungskreis oder mit Workshops in den Teams, in denen aus dem Tag Arbeit wird.

Der Härtetest: fünf Fragen an jedes Veranstaltungskonzept

Wer diese fünf Fragen vor dem Termin beantworten kann, hat den größten Teil der Arbeit getan:

1. Ziel: Was soll am Tag danach anders sein?

2. Spielraum: Was steht fest, und was ist noch offen?

3. Form: Wo hören die Teilnehmenden zu, wo arbeiten sie mit, wo entscheiden sie mit?

4. Rollen: Wer spricht, wer führt durch den Ablauf, wer entscheidet?

5. Danach: Was passiert in der Woche nach der Veranstaltung?

Was Sie beim Jahresauftakt selbst übernehmen können

Vieles schaffen Unternehmen ohne Hilfe von außen: einen klaren Steckbrief, getrennte Rollen, zwei Phasen in kleinen Runden. Unterstützung lohnt sich vor allem dort, wo Sie selbst Partei sind. Oder wenn das Thema heikel ist und im Haus niemand unparteiisch wirkt.

Für einen Kundentag gilt übrigens dasselbe, nur sitzen dann andere im Saal. Wie ich Workshops und Klausuren anlege, steht auf der Seite zur Workshop-Moderation und Facilitation. Geht es um die Bühne, dann auf der Seite zur Moderation. Beschreiben Sie mir Ihren Anlass, den Termin und wer dabei sein soll. Dann sage ich Ihnen, an welcher Stelle ich helfen kann.