Ein guter Workshop beginnt lange vor dem Workshop

Kurz gesagt: Die meisten Anfragen betreffen einen einzelnen Termin mit einem konkreten Anlass. Der Tag selbst ist der kleinere Teil. An der Vorbereitung entscheidet sich, was Sie am Ende bekommen. Dieser Artikel erklärt, wie viel davon nötig ist, und grenzt ab, wann es kein Workshop mehr ist.

Fast jede Anfrage beginnt gleich: Es steht ein Termin an, ein Tag oder ein halber, und jemand von außen soll ihn moderieren. Manchmal steht das Thema fest, oft wird es noch erarbeitet, während der Termin schon im Kalender steht.

Das ist kein Mangel. Das ist der Normalfall.

Der häufigste Fall: ein Termin, ein Anlass

Eine Strategieklausur. Eine Führungsrunde vor einer Veränderung. Ein Team, das seit Monaten aneinander vorbeiarbeitet. Ein Beirat, der an einem Nachmittag zu Ergebnissen kommen soll.

Diesen Terminen ist gemeinsam, dass sie für sich stehen. Es gibt kein Programm, in das sie eingebettet wären, und keine Begleitung davor oder danach. Deshalb entscheidet sich alles an diesem einen Tag, und deshalb ist die Vorbereitung kein Zusatz, sondern der Teil, über den wir zuerst sprechen sollten.

Warum ich kein fertiges Konzept mitbringe

Ein Ablauf, der vor dem ersten Gespräch feststeht, passt zu jeder Gruppe gleich gut, also zu keiner richtig.

Deshalb beginne ich bei der Leitung: Was soll am Abend anders sein als am Morgen? Danach spreche ich mit einigen Teilnehmenden, meist drei oder vier, ausdrücklich auch mit den skeptischen. Daraus entsteht der Ablaufentwurf, und den stimmen wir ab, bevor er steht.

Eine Frage kläre ich dabei immer, weil sie über den ganzen Tag entscheidet: Was ist an dem, was Sie vorlegen, noch veränderbar, und was ist bereits entschieden? Bleibt das offen, bekommen Sie Höflichkeit oder Ärger, aber keine verwertbaren Hinweise.

Die zweite Frage betrifft die Form. Ein großes Plenum belohnt die, die ohnehin sprechen, und das sind selten die, von denen Sie etwas Neues hören. Die Arbeit passiert deshalb in kleinen Runden, das Plenum sortiert.

Was die Vorbereitung ausmacht

Die Durchführung ist der einfache Teil. Den Unterschied macht, was davor passiert.

Die Vorbereitung weise ich im Angebot gesondert aus, statt sie in den Tag zu rechnen. Das macht das Angebot auf den ersten Blick teurer als eines, das nur einen Tagessatz nennt. Es macht aber sichtbar, wofür Sie bezahlen, und es ist der Unterschied zwischen einem Ablauf für Ihre Gruppe und einem Ablauf aus dem Koffer.

Wie viel Vorbereitung nötig ist, hängt an der Komplexität, nicht an der Länge des Tages:

• Fragestellung steht, Programm ist im Grunde gebaut, ich schaue drauf und moderiere: eine Vorbereitungspauschale genügt, meist ein halber Tag. Das ist der typische Zuschnitt für wiederkehrende Formate.

• Fragestellung steht, aber der Ablauf muss entstehen: ein Vorbereitungstag mit Vorgespräch, Entwurf und einer Abstimmungsrunde.

• Mehrere Häuser oder Ebenen im Raum, Thema noch offen, mehrere Abstimmungsschleifen nötig: zwei Vorbereitungstage neben dem Durchführungstag. Das ist kein Aufschlag, sondern die Arbeit, die dieser Aufbau erfordert.

Und wenn das Budget nicht reicht: Dann wird nicht der Tag billiger, sondern die Vorbereitung kleiner. Das geht, und ich sage Ihnen dann, was dafür entfällt, meist die Gespräche mit Teilnehmenden. Sie bekommen trotzdem einen guten Tag, nur einen, der stärker auf Ihre Beschreibung baut als auf meinen eigenen Eindruck. Fragen Sie danach, statt die Anfrage stillschweigend fallen zu lassen.

Wenn aus einem Termin eine Reihe wird

Klausurtagungen und Vertriebstagungen wiederholen sich, oft ein- oder zweimal im Jahr. Vorbereitet wird trotzdem jede einzeln.

Der Unterschied liegt in der Vorgeschichte. Man kennt sich, Themen wandern von einem Termin zum nächsten, und was beim letzten Mal offen blieb, liegt beim nächsten Mal wieder auf dem Tisch. Das macht die Arbeit schneller und ehrlicher. Preislich ist es meist der Zuschnitt aus dem ersten Fall oben: ein halber oder ganzer Tag plus überschaubare Vorbereitung, weil das Format steht.

Wie aus einzelnen Tagungen ein Mandat über Jahre werden kann, steht im Fallbericht zur Vertriebsführung in der Klimatechnik.

Wenn der Workshop Teil eines Programms ist

In größeren Programmen ist der Workshop ein Baustein unter mehreren. Ein Innovationsprogramm eines Automobilkonzerns zum Beispiel, in dem Teams von Standorten auf mehreren Kontinenten über Monate an ihren Ideen arbeiten.

Hier gehört die Dramaturgie nicht mir. Es gibt eine Vorgeschichte, die ich nicht geschrieben habe, und ein Danach, für das andere verantwortlich sind. Meine Aufgabe ist, dass dieser Abschnitt trägt und anschlussfähig bleibt an das, was folgt.

Solche Programme sind auch der Ort, an dem regelmäßig nicht alle dieselbe Sprache sprechen. Meist sind es einige wenige ohne Deutsch. Dafür stelle ich nicht die ganze Veranstaltung um. Ich nehme sie unterwegs mit, wiederhole auf Englisch, was zählt, und gebe ihnen das Nötige kurz und persönlich, ohne den Ablauf für alle anderen schwerfällig zu machen. Sitzt umgekehrt die Mehrheit nicht in ihrer Muttersprache, läuft der Tag komplett auf Englisch. Ich moderiere auf Deutsch, Englisch und Französisch. Welche Variante sinnvoll ist, entscheidet das Format, nicht das Prinzip.

Wenn der Inhalt jemand anderem gehört

Eine Form wird regelmäßig angefragt und ist keine Workshop-Moderation: das wiederkehrende Herstellerformat. Händler oder Vertriebspartner kommen an einen Standort und bekommen Produkt-, Vertriebs- und Markenwissen vermittelt. Die Inhalte stellt der Veranstalter, ich führe durch das Programm, halte die Zeit, baue Übergänge und sorge dafür, dass die Aufmerksamkeit über den Tag trägt.

Das ist gute Arbeit, aber es ist Moderation in einem fremden Curriculum. Wer das sucht, sagt es am besten gleich, dann bereiten wir anders vor.

Ähnlich klar ist die Grenze zum Training: Geht es darum, dass Menschen etwas können, das sie vorher nicht konnten, ist es ein Training. Geht es darum, dass eine Gruppe zu etwas kommt, ist es ein Workshop.

Wenn ich ohnehin begleite

Begleite ich eine Organisation über längere Zeit, ist der Workshop kein eigenes Produkt mehr, sondern ein Werkzeug im Prozess. Er kommt zum Einsatz, wenn viele Menschen gleichzeitig beteiligt werden müssen, danach geht es in anderer Form weiter. Das beschreibe ich auf der Seite zur Organisationsentwicklung.

Beschreiben Sie mir den Anlass, den Termin und wer dabei sein soll, dann sage ich Ihnen, welcher Zuschnitt passt. Mehr zum Vorgehen auf der Seite zur Workshop-Moderation und Facilitation.